Off-Topic: Cidadania digital: o que você precisa saber sobre envio de documentos online

Segundo informações publicadas pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, cerca de 150 milhões de brasileiros já utilizam a plataforma GOV.BR, responsável por disponibilizar serviços digitais, como o INSS, carteiras de trabalho e de trânsito, ENEM e a declaração pré-preenchida do IR.

Esses números impressionam, especialmente quando levamos em conta que o próprio acesso à rede mundial de computadores ainda não alcançou todo o Brasil. Isso nos mostra que, embora ainda exista dificuldade na democratização dos meios digitais, a população brasileira faz uso ativo desses sistemas.

É preciso compreender, então, exatamente como funciona o envio de documentos online e a validade desses arquivos eletrônicos. Os docs digitais têm o mesmo valor dos físicos? Eles são mais (ou menos) seguros? Como posso começar a usá-los? Nesse texto nós vamos responder a essas e outras questões.

7 coisas que você precisa saber sobre documentos online

Partindo de tudo o que falamos durante a introdução, nós trouxemos uma lista com 7 pontos que vale a pena saber quando o assunto são os documentos online. A ideia é esclarecer as principais dúvidas sobre o tema, explicando exatamente como e quando os documentos eletrônicos podem ser usados.

1. Os níveis do site do GOV.BR garantem a segurança dos cidadãos

Para aqueles que utilizam endereços e serviços do gov.br, termos como “nível prata” ou “nível ouro” já são conhecidos, mas é interessante falar mais sobre o sistema àqueles que o desconhecem. Trata-se de um modelo de segurança desenvolvido pelo Governo Federal, utilizando as assinaturas digitais.

Para utilizar o sistema, é necessário fornecer autorizações como um contato de celular, e-mail válido, biometria, reconhecimento facial etc. A partir dessas confirmações de identidade, o usuário pode usar validações digitais de documentos, o que explica a sua importância para diferentes atividades online.

2. Não é necessário imprimir documentos eletrônicos para usá-los

Uma dúvida muito comum no campo dos documentos eletrônicos é a necessidade de que eles existam fisicamente. A resposta é: não, os documentos digitais não precisam ter equivalentes físicos! Quando eles são devidamente reconhecidos em sua forma eletrônica, essa é a única forma que precisa existir.

Perceba: não falamos aqui de documentos que já existem fisicamente e possuem um equivalente no meio digital, como a CNH, mas daqueles docs que existem de forma exclusivamente eletrônica. Isso, é claro, significa que é preciso ter acesso ao documento num smartphone, na hora de cumprir tarefas.

3. Certas plataformas permitem envio exclusivo de documentos PDF

Quando nós falamos sobre o envio de documentos online, é importante explicar sobre a conversão de Word para PDF, em especial em plataformas como o Smallpdf, um editor PDF online e gratuito. Trata-se de uma necessidade, levando em conta que boa parte dos sites oficiais que recebem esses materiais se limitam à extensão do PDF.

Ao acessar serviços públicos online, como o INSS ou a Receita Federal, recomenda-se enviar os arquivos em PDF, a fim de aumentar as chances de compatibilidade. Mesmo nos casos em que documentos do Word são aceitos, aqueles no formato PDF ocupam um espaço menor e são enviados bem mais rápido.

Confira abaixo um comparativo entre os principais formatos de arquivo usados para envio de documentos:

4. Documentos com certificado ICP-Brasil têm validade legal no país

“ICP” é a sigla de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira e se trata de um conjunto de tecnologias que viabilizam a emissão de certificados digitais e garantem não apenas a sua validade, mas também a sua segurança. Quando eles são usados, é inquestionável a identidade da pessoa que o está usando.

Tudo isso significa que documentos que possuem o certificado ICP-Brasil têm validade legal e jurídica em todo o país, servindo aos mesmos propósitos de documentos com equivalentes físicos. Ou seja: um doc com a certificação tem o exato mesmo peso que um documento assinado de próprio punho.

5. Documentos digitais são tão seguros quando documentos físicos

Não é incomum ouvir indivíduos que “desconfiam” de documentações online e não consideram que elas tenham o mesmo valor que documentos físicos. Embora essa lógica esteja incorreta, a origem da desconfiança tem embasamento, considerando que os golpes e fraudes digitais são bastante comuns.

O que é preciso considerar nesse sentido, é que os golpes e as fraudes digitais não são mais ou menos comuns que golpes e fraudes com documentos físicos, apenas equivalentes. Desde que mantenha os mesmos padrões de segurança que utiliza no dia a dia, esses modelos são perfeitamente confiáveis!

6. É importante manter senhas de acesso a documentos atualizadas

Para acessar e enviar documentos online, os sistemas de segurança do Governo Federal e dos demais órgãos públicos frequentemente utilizam senhas. Boa parte deles já se vale do reconhecimento facial e da biometria, mas os códigos de letras, de números e de símbolos costumam ser o tipo mais usado.

Diante dessa realidade, é indispensável que você não apenas se lembre das senhas que usou para um determinado site oficial, mas que as mantenha seguras e atualizadas. É sempre recomendado que use senhas distintas para sistemas distintos, a fim de não comprometer múltiplos docs de uma única vez.

7. O PDF com assinatura digital é o mais aceito por órgãos públicos

Fechando a lista de coisas que precisa saber sobre o envio de documentos digitais, nós chegamos a um ponto que “casa” com aquele que abriu essa lista: as assinaturas digitais dos documentos em PDF. Atualmente, a maioria dos órgãos públicos aceita esses documentos, o que explica a sua importância.

Apesar disso, é recomendado que esteja sempre atento ao que é e ao que não é aceito por cada site e sistema, considerando que espaços distintos possuem necessidades distintas. Isso vale tanto para o formato do arquivo quanto para o seu tamanho e outras especificidades listadas ao enviar os arquivos.

Não existe nada de errado em continuar utilizando os documentos físicos, mas vale a pena aprender sobre os docs digitais e a conveniência que eles trazem. Os meios eletrônicos são seguros e facilitam a vida daqueles que não tem tempo ou a possibilidade de se deslocarem fisicamente a órgãos públicos.

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* Por Sandro Maciel - Jornalista